在企业或单位的运营过程中，唁电作为一种特殊的文件形式，承载着对逝者的哀悼之情，同时也反映了企业的人文关怀与社会责任。对唁电进行妥善的保存与归档，不仅是对历史的尊重，更是企业档案管理体系中不可或缺的一环。它有助于维护企业的文化传承，为后续的查阅、研究以及情感回溯提供坚实的基础。
一、唁电档案的重要性
（一）企业人文关怀的历史见证
唁电往往是企业在得知员工、合作伙伴或重要客户等相关人员去世后，表达哀悼与慰问的正式文件。每一封唁电都蕴含着企业对逝者的尊重与怀念，以及对其家属的深切关怀。通过保存这些唁电档案，企业能够留存下在不同时期展现人文关怀的具体实例，见证企业在对待 “人” 这一核心要素上的态度与行动。这些档案成为企业情感脉络的重要组成部分，彰显着企业的文化底蕴与价值观。
（二）维护企业形象与声誉的资料支撑
在商业活动中，企业的形象与声誉至关重要。当企业以恰当、庄重的方式发出唁电，这一行为本身就是企业形象的一种展示。妥善保存唁电档案，能够在必要时作为企业积极履行社会责任、展现良好品德的有力证明。例如，在企业进行品牌宣传、参与社会责任评选或者面临一些声誉相关的审查时，这些档案资料可以直观地向外界呈现企业的温情一面，增强企业的社会认可度与美誉度。
（三）为企业决策与文化建设提供参考
随着时间的推移，大量的唁电档案积累起来，成为企业的一座信息宝库。通过对这些档案的分析，企业可以了解不同时期员工、合作伙伴等群体的情况，以及企业在处理此类事件时的方式与效果。这对于企业制定
工关怀政策、优化合作关系策略以及完善企业文化建设等方面都具有重要的参考价值。比如，从唁电中频繁提及的逝者贡献领域，可以为企业人才培养与发展方向提供启示；从对家属的关怀举措反馈中，可以改进后续的慰问流程与方式。
二、保存规范
（一）物理环境要求
- 库房选址与建设
- 企业应选择独立、安全且远离火源、水源以及其他可能对档案造成损害的区域作为唁电档案库房。库房的建筑结构应具备良好的防火、防水、防潮、防虫、防盗等性能。例如，墙体采用防火材料，地面进行防潮处理，门窗安装防盗设施等。员库房的面积应根据企业预计保存的唁电档案数量进行合理规划，确保有足够的空间进行分类存放与后续扩展。同时，要保证库房内通风良好，避免因空气不流通导致档案霉变。
- 温湿度控制
- 适宜的温湿度对于纸质唁电档案的保存至关重要。一般来说，温度应控制在 14℃ – 24℃之间，相对湿度保持在 45% – 60%。企业可以安装温湿度监测设备，实时掌握库房内的温湿度情况，并配备空调、除湿机、加湿器等设备，根据监测数据及时进行调节。
- 对于电子唁电档案，虽然对温湿度的要求相对没有纸质档案那么严格，但过高或过低的温度、湿度也可能影响存储设备的性能与寿命。因此，也需要将存储电子档案的机房等区域的温湿度控制在合理范围内。
- 装具选择
- 纸质唁电档案应使用专门的档案装具进行存放，如档案柜、档案盒等。档案柜应选择质量可靠、结构稳固的产品，材质可以是金属或优质木质。档案盒应符合国家标准，具有良好的防潮、防虫性能，且尺寸要适宜，方便文件的存放与查找。
- 电子唁电档案则需要存储在稳定、可靠的存储设备中，如服务器、硬盘阵列等。这些设备应具备冗余备份功能，以防止数据丢失。同时，要定期对存储设备进行检测与维护，确保其正常运行。
（二）安全防护措施
- 防火措施
- 库房内应配备足够数量且符合标准的灭火设备，如干粉灭火器、二氧化碳灭火器等，并定期进行检查与维护，确保其在紧急情况下能够正常使用。
- 安装火灾自动报警系统，设置烟雾探测器、温度探测器等设备，以便及时发现火灾隐患。同时，要制定完善的火灾应急预案，定期组织相关人员进行消防演练，提高应对火灾的能力。
- 防水措施
- 检查库房周边的排水系统，确保排水畅通，避免因暴雨等原因导致库房积水。在库房内设置防水门槛，防止外部积水倒灌。
- 对可能存在漏水风险的区域，如屋顶、管道等进行定期检查与维护，及时修复发现的问题。同时，可以考虑安装漏水检测设备，以便在发生漏水时能够及时察觉并采取措施。
- 防虫措施
- 保持库房内的清洁卫生，定期进行清扫，避免食物残渣等吸引害虫。在库房内放置防虫剂，如樟脑丸等，但要注意选择对档案无损害的产品。
- 安装防虫网，防止外部害虫进入库房。定期对档案进行检查，如发现虫害迹象，应及时采取相应的除虫措施，如使用专业的杀虫设备或药物。
- 防盗措施
- 安装监控设备，对库房的出入口、内部区域进行 24 小时实时监控。监控录像应保存一定的时间，以便在发生异常情况时能够进行查阅。
- 加强门禁管理，采用密码锁、指纹识别等先进的门禁系统，限制无关人员进入库房。同时，对进入库房的人员进行严格登记，记录其进入时间、事由等信息。
三、归档规范
（一）确定归档范围
- 内部人员相关唁电
- 企业员工去世后，企业内部发出的唁电以及收到的来自员工家属、其他员工、合作单位等的唁电都应纳入归档范围。这些唁电记录了企业对员工的情感纽带以及社会各界对员工的评价与缅怀。
- 对于企业高层管理人员、重要技术骨干等核心人员的唁电，更要重点保存，因为他们的离世对企业可能产生较大影响，相关唁电具有更高的历史价值与参考意义。
- 外部合作相关唁电
- 当合作伙伴的重要人员去世时，企业发出的唁电以及收到的合作伙伴反馈的相关文件都应归档。这有助于维护企业与合作伙伴之间的良好关系记录，同时也反映了企业在商业合作中的情感互动。
- 若企业与重要客户之间有因客户方人员去世而产生的唁电往来，同样需要进行归档保存，这对于维护客户关系、展示企业服务的全面性具有重要作用。
（二）分类与编号
- 分类方法
- 可以按照唁电的来源进行分类，如内部唁电、外部合作单位唁电、客户唁电等。在每个大的分类下，还可以进一步按照年份进行细分，以便于查找与管理。
- 也可以根据逝者的身份进行分类，如员工唁电、合作伙伴高管唁电、客户重要人物唁电等。这种分类方式能够突出不同身份逝者相关唁电的特点，方便企业从不同角度进行分析与利用。
- 编号规则
- 为每一份唁电档案编制唯一的编号，编号应包含分类代码、年份、顺序号等信息。例如，内部员工唁电 2024 年的第 10 份档案，可以编号为 N – 2024 – 010，其中 “N” 代表内部员工唁电分类代码。
- 编号要具有系统性与扩展性，以便在后续有新的唁电档案加入时，能够按照规则进行合理编号，同时保证编号的唯一性与连续性。
（三）整理与装订
- 纸质唁电整理
- 对纸质唁电进行整理时，要确保文件的完整性，如有附件、回函等相关文件，应一并整理在一起。按照编号顺序对唁电进行排列，去除文件中的订书钉、回形针等金属物，防止其生锈对文件造成损害。
- 对于破损或有污渍的唁电，应根据档案修复技术规范进行修复，如采用裱糊、去污等方法，确保文件的可读性。整理好后，将唁电装入档案袋或档案盒中，并在封面上注明编号、分类、逝者姓名等关键信息。
- 电子唁电整理
- 电子唁电要进行格式统一，如将不同格式的电子文档转换为 PDF 等通用格式，以保证长期的可读性与兼容性。对电子唁电进行元数据采集，包括文件的创建时间、作者、主题等信息，以便于后续的检索与管理。
- 按照分类与编号规则，将电子唁电存储在相应的文件夹或数据库中，并建立索引，方便快速查找。同时，要定期对电子唁电进行备份，防止数据丢失。
（四）建立索引与目录
- 索引编制
- 建立多角度的索引，如按照逝者姓名、唁电发出时间、唁电来源等信息编制索引。这样，企业在需要查找特定唁电档案时，可以通过不同的索引路径快速定位到目标文件。
- 索引可以采用电子表格、数据库等形式进行编制，确保信息的准确性与易操作性。同时，要定期对索引进行更新，以反映最新的档案入库情况。
- 目录创建
- 制作详细的唁电档案目录，目录应包含编号、分类、逝者姓名、唁电主要内容摘要、存储位置等信息。目录可以按照分类进行分册编制，方便查阅。
- 将目录打印成册，并在档案库房内显著位置进行存放，同时也可以制作电子目录，方便通过电子设备进行检索。定期对目录进行审核与修订，确保其与实际档案存储情况一致。
四、管理与利用
（一）人员职责分工
- 档案管理员职责
- 档案管理员负责唁电档案的日常管理工作，包括档案的接收、整理、归档、存储、维护等。要严格按照档案管理规范进行操作，确保档案的安全与完整。
- 定期对档案进行盘点，检查档案的存储情况，如发现问题及时向上级报告并采取相应措施。同时，要负责档案借阅登记与归还检查工作，确保档案的流向清晰可查。
- 审批人员职责
- 设立专门的审批人员，负责对唁电档案的借阅、复制等申请进行审批。审批人员要根据企业的档案管理政策以及实际需求，判断申请是否合理，并在规定的时间内给予答复。
- 对于涉及敏感信息或重要人物的唁电档案借阅申请，审批人员要进行严格审核，确保信息的安全性与使用的合规性。
（二）借阅与使用规定
- 借阅流程
- 员工因工作需要借阅唁电档案时，应填写借阅申请表，注明借阅人姓名、部门、借阅档案编号、借阅原因、借阅期限等信息。申请表经部门负责人审核后，提交给审批人员进行审批。
- 审批通过后，借阅人凭申请表到档案管理员处办理借阅手续，档案管理员要对借阅人进行身份核实，并记录借阅时间、归还时间等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如有特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。
- 使用限制
- 借阅人在使用唁电档案时，应严格遵守企业的规定，不得擅自复制、传播档案内容。如确需复制，应在借阅申请表中注明复制用途与份数，经审批人员同意后方可进行复制。
- 对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的唁电档案，借阅人要采取严格的保密措施，不得将信息泄露给无关人员。在使用完毕后，应及时归还档案，不得私自留存。
（三）档案的定期审查与更新
- 审查周期
- 企业应定期对唁电档案进行审查，一般建议每年进行一次全面审查。审查的目的是检查档案的完整性、准确性以及存储状态是否良好。
- 在审查过程中，要对档案的分类、编号、索引等进行核对，确保信息的一致性与有效性。同时，要检查档案的物理状态，如纸质档案是否有霉变、虫蛀等情况，电子档案是否能够正常读取。
- 更新内容
- 随着时间的推移，企业的组织架构、人员信息等可能发生变化，因此需要对唁电档案中的相关信息进行更新。例如，如果逝者所在部门进行了调整，或者企业与合作伙伴的关系发生了变化，都要在档案中进行相应的记录更新。
- 对于新收到的唁电，要及时按照归档规范进行整理、归档，并更新索引与目录，确保档案管理的时效性与完整性。
五、结语
唁电档案管理是企业 / 单位档案管理工作中不可忽视的一部分，它不仅关乎企业对逝者的尊重与怀念，更与企业的文化传承、形象维护以及未来发展息息相关。通过严格遵循保存与归档规范，企业能够建立起一个科学、完善的唁电档案管理体系，为企业的各项工作提供有力的支持与保障。在未来，随着企业的不断发展与社会环境的变化，唁电档案管理工作也需要与时俱进，不断优化与改进，以更好地适应企业的需求与时代的要求。
